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[경영칼럼] 근로시간 단축과 회의

임주성 플랜비디자인 팀장

기사입력 : 2018-06-06 07:54

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임주성 플랜비디자인 팀장
최근 들어 주52시간 근로시간 단축 합의안이 시행되면서 기업의 움직임들이 눈에 띄게 늘었다. 근로시간이 줄어듦에 따라 고용, 임금, 인사, 평가, 교대근무, 교육, 영업, 매출과 직결된 기업의 전반적인 상황이 이전과는 다르게 제도적으로 효율적인 시간관리를 해야 하는 시기임에 분명하다. 이 중 가장 줄여야 하는 것이 ‘회의’이다.

대부분의 기업에서는 회의를 효과적으로 진행하는 고민을 많이 생각하지 않았다. 회의는 지루하고 불편한 시간으로 인식해 ‘이런 회의를 왜 하나’라는 불만은 있었지만 문제의식을 가지고 어떤 부분을 바꿔나가고 고쳐야 하는지 관심은 적었다. 하지만 이제는 짧은 시간에 주어진 주제를 효과적으로 결론내야 하는 회의를 해야 한다. 회의도 몰입이 필요하다. 키워드 중심의 이야기가 펼쳐져야 한다. 회의를 주관하는 리더는 주제를 벗어난 훈시를 이제는 그만둬야 한다. 또한 조직 내 몇몇 담당자의 관심으로서는 회의문화를 바꾸기에 역부족이다. 조직의 리더부터 모든 구성원의 관심과 지지가 필요하고 시간과 공을 들여 노력해야 한다.

제한된 업무시간에서 가장 중요한 것을 뽑으라면 당연히 회의시간을 줄여야 한다. 정례회의를 아예 없애버리는 방법도 있다. 조회가 있다면 조회 자체도 없애보는 것이다. 회의를 하지 않는 날을 정하기도 하지만 반대로 회의를 하는 날을 정하고 그날만 회의하고 횟수를 축소하는 것이다. 더불어 회의실 예약 시스템을 만들어 분명하게 회의횟수와 시간체크를 해보고 그 회의에 참여한 구성원의 회의비용을 산출하여 경각심을 일깨워줄 수 있다.

인프라 차원에서도 분위기를 바꿔 연출해주는 것도 필요하다. 서양의 문화와 같이 커피를 마시며 스탠딩으로 회의를 해보거나 스탠딩 테이블도 자연스럽게 이용해 본다. 조직에서 회의 시 중요하게 강조하는 키워드를 포스터로 제작하여 회의실 안팎으로 부착하고, 컴퓨터 화면보호기나 바탕화면에 노출하거나 스티커를 제작하여 모니터나 화장실과 복도에 쉽게 접하는 방식의 캠페인을 시행하는 것이다. 이미 여러기업에서 실시하고 있는 모습이며, 다양한 시도를 통해 사무환경을 개선해 나가며 회의시간을 효과적으로 활용하고 있는 조직도 늘고 있다.

회의시간을 제한하는 ‘원칙’을 세우는 것이 가장 중요하다. 시작 및 종료시간을 준수하고 누군가는 반드시 회의시간을 타이머로 체크하고 간소화된 회의록을 작성하여 바로 공유한다. 그리고 정해진 시간이 되면 지체없이 마무리해야 하는 원칙이 필요하다.

회의를 들어오기 전에 읽고, 생각해야 할 자료가 있다면 미리 배포하고 읽고 들어오되 모든 회의의 참석자는 반드시 발언해야 하는 원칙을 세워본다. 침묵을 지키는 자는 회의개선에 도움이 전혀 되지 않는다. 즉 적극적인 회의 참여가 필요하고, 소통하는 분위기가 연출되어야 한다.

회의를 개선하려 다양한 노력을 하고 있는 조직이 늘어나고 있지만 시간이 지나도 여전히 개선되지 않아 좀 더 구체적인 방법과 관심이 필요한 시대이다. 그것은 변화에 대한 확고한 의지와 경영진의 관심이 중요하다.

회의속에서는 커뮤니케이션, 몰입, 문제해결, 협상과 협업, 프레젠테이션, 친절과 배려, 인정과 존중, 다양성의 이해, 문서작성, 기획력 그리고 가장 중요한 리더십이 모두 들어있는 백과사전과 같다고 볼 수 있다.

이처럼 회의 속에 모든 것이 들어가 있는 것을 사람들은 잘 모르고 있다. 기업은 이윤을 창출해나가는 과정에서 반드시 구성원의 노력이 필요하다.

그 노력은 맡은 임무를 성실히 완수해 내는 것이지만 같은 공간에서 함께 일하는 구성원, 팀과 주어진 시간을 효율적으로 사용했을 때 시너지가 나는 법이다.

이미 근로시간의 단축이라는 주사위는 던져졌다. 짧은 시간 내에 일과 회의를 스마트하게 해야 한다. 단순히 시간에 쫓기는 회의가 아니라 10분을 하더라도 결론이 명쾌하게 나와 행동으로 이어지는 그러한 회의문화가 구석구석 정착되어야 한다. 누구에게나 시간은 소중하게 쓰여야 한다. 지금이 회의시간을 가장 효율적으로 써야 할 최적의 시기임에 틀림없다.


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