클릭 1초 늦으면 튕긴다… 美 무역위 25MB 서류 빗장에 한국 수출기업 초비상

미국 국제무역위원회가 개별 파일당 25메가바이트 이하의 PDF 형식 준수를 강제하는 전자제출 절차 지침을 현행 규정으로 재확인했다.
미국 국제무역위원회는 10월 1일(현지시각) 연방관보 공고를 통해 전자문서정보시스템 제출을 의무화하고 자체 규칙에 근거가 없는 전자우편 접수는 인정하지 않는다고 밝혔다. 대미 무역구제 조사를 받는 한국 주요 수출기업의 경우 서류 형식 요건 미비에 따른 서류 반려 위험이 커진다는 관측이 나온다.


미국 국제무역위원회는 2026년 6월 1일 자체 전자문서정보시스템만을 공식 서류 접수 통로로 규정했다. 위원회 전자우편 주소로 서류를 직접 보내는 방식은 절차 규칙에 별도 근거가 없는 한 허용하지 않는다. 종이 서류 제출은 예외적으로만 인정되며 미국 국제무역위원회 사무국장이 면제를 부여한 경우에만 접수할 수 있다.
외부 이용자는 미국 정부 통합 인증 서비스인 로긴닷지오브이 계정을 개설해 전자문서정보시스템과 연동해야 한다. 익명 접근은 허용되지 않으며 이름과 소속 기관, 주소, 전화번호, 전자우편 정보를 정확하게 입력해야 한다. 소속 기관이 명단에 없으면 이용자가 직접 입력한 뒤 위원회 직원의 추가 등록 절차를 거친다. 등록을 마친 이용자는 사무국장의 별도 승인 없이 직접 전자 제출을 진행할 수 있다.

마감 시점은 워싱턴 현지 기준 평일 오후 5시 15분 59초로 설정했다. 이용자는 마감 시각 전까지 최종 확인 화면에서 확인 단추를 누르고 접수 확인 전자우편까지 받아야 유효한 제출로 인정받는다. 정오 이후 1시간을 초과해 전산 접수가 중단되는 기술 장애가 발생하면 즉시 사무국장에게 보고하고 미국 연방 법률 제28편 제1746조에 따른 선서 없는 진술서를 첨부해 사후 제출을 신청해야 한다.


제출 서류의 파일 형식은 어도비 애크로뱃 4 버전 이상인 PDF 1.3 규격으로 제한한다. 문서 판식은 가로 8.5인치, 세로 11인치인 미국 표준 레터 크기만 허용한다. 이미지 스캔 문서보다 워드프로세서 텍스트에서 직접 변환한 PDF 파일을 우선 제출하도록 규정했다.

문서 용량은 개별 파일당 25메가바이트를 넘을 수 없다. 전체 용량 제한은 없지만 개별 파일 한도를 넘기면 논리적 순서에 따라 분할해 첨부해야 한다. 분할 제출 시에는 전체 분할 개수와 일련번호를 파일명에 명시해야 한다. 반면 25메가바이트 미만의 단일 파일은 임의로 쪼갤 수 없다.
기술적 결격 사유가 있으면 전산 시스템이 서류 접수를 자동으로 거부한다. 외곽선 글꼴인 타입 3 폰트 사용은 금지되며 타입 1 글꼴 사용을 권장한다. 주석이나 형광펜 표시, 디지털 서명, 멀티미디어 삽입, 자바스크립트, 외부 웹 링크가 포함된 문서는 전산망에서 걸러진다.

기밀 사업 정보를 다룰 때는 정보 노출을 막기 위해 텍스트 가림 처리가 아닌 파일 원문 영구 삭제 방식을 적용해야 한다. 정보 삭제 뒤에도 공개본과 기밀본의 페이지 쪽수는 동일하게 유지해야 한다.


미국 시장에 진출한 한국 철강과 화학 소재 제조사는 이번 지침 개정에 따라 서류 준비 절차를 재정비해야 하는 과제를 안았다. 미국 국제무역위원회가 주관하는 반덤핑 및 상계관세 조사에서는 기한 내 정확한 증거 제출이 판정을 가르는 핵심 요인이다.
제출 절차를 마친 뒤에도 소송 상대방에 대한 송달은 미국 연방규정집 제19권 제201.16조에 따라 별도로 마쳐야 한다. 모든 제출 서류에는 송달 증명서를 의무적으로 붙여야 하며 전자 송달은 서면 이의가 없는 당사자에게만 적용된다. 송달 증명서가 빠지거나 형식 요건을 채우지 못하면 답변서 자체가 직권 배제될 수 있다.

한국 기업의 대응 과정에서 문서 분할 오류나 글꼴 규격 위반이 발생하면 자료 접수가 거부돼 조사 방어에 차질을 빚을 수 있다. 특히 기밀 삭제 과정에서 쪽수 불일치가 발생할 경우 보정 명령으로 인해 현지 로펌 선임 비용 부담이 가중될 수 있다. 반면 기업들이 개정 전산 규격을 사전 숙지해 전산 검증 체계를 갖추면 형식 오류에 따른 법적 불이익은 발생하지 않는다.

개정 지침 시행 이후 초기 접수 과정에서 서류 반려가 발생하면 위원회가 구제 조치를 내릴지 여부가 핵심 변수다. 대미 수출 기업은 법률 대리인을 통해 전자문서정보시스템 사전 검증 절차를 점검하고 개정 요건에 부합하는 서류 관리 지침을 조속히 정립해야 한다.


김주원 글로벌이코노믹 기자 park@g-enews.com